'n Ordelike administratiewe stelsel bevorder gewoonlik doeltreffende besluitneming en verhoog produktiwiteit.
Die administratiewe funksie gaan oor die bestuur van die inligtingsentrum van 'n boerdery. Dit is waar inligting ontvang word, georden word, daarop gereageer word en dan geliasseer word. Bykans al die boerderybesluite word op grond van hierdie inligting geneem en as hierdie funksie in wanorde is, is die hele boerdery se bestuur gewoonlik in wanorde. 'n Ordelike administratiewe stelsel bevorder gewoonlik doeltreffende besluitneming en verhoog produktiwiteit.
Administratiewe take en stelsels sal van een boerdery tot 'n ander verskil omdat daar nie voorgeskrewe reëls is waarvolgens dit gedoen moet word nie. Die vernaamste uitgangspunt sal geordenheid en maklike herwinning van dokumente wees. In groot besighede is daar gewoonlik 'n toegewyde departement wat hierdie funksie verrig. 'n Boer het ongelukkig nie hierdie luukse nie en daarom moet hyself of sy vrou hierdie funksie verrig. In groter boerderye is dit al geregverdig om 'n kantoordame aan te stel wat hierdie funksie kan verrig.
Die tegnologie wat tans beskikbaar is maak die ontvangs, sortering en liassering van inligting baie maklik. 'n Groot deel van die inligting kan deesdae elektronies deur middel van selfone en rekenaars ontvang en versend word. Dit is egter nie 'n voorvereiste dat 'n boerdery 'n rekenaar vir sy administratiewe funksies moet gebruik nie maar dit is net soveel makliker met die nuutste tegnologie.
Die nuutste rekenaars en selfone is indrukwekkend en beskik oor verskeie interessante eienskappe. Die doel van administratiewe bestuur is egter nie om ander te beïndruk nie. Dit gaan oor die vinnige ordening van inligting sodat doeltreffende bestuursbesluite geneem kan word en om dan vinnig weer die besluit na die betrokkenes te kan kommunikeer.
Die administratiewe funksie behels nie net die insamel en optekening van inligting vir eie doeleindes nie. Dit sluit ook in die kommunikering van inligting na ander areas van die boerdery soos bemarking, produksie, personeel, ens. Gevolglik is die administratiewe bestuursfunksie se rol binne die boerdery om 'n diens aan die ander bestuursareas te verleen wat elkeen 'n unieke behoefte aan geordende bestuursinligting het.
Die doelwitte van administratiewe personeel behoort op die volgende te fokus:
Buiten die inligting wat vir interne besluitneming gebruik word, moet sekere inligting ook noodwendig aan eksterne belangegroepe verskaf word. Die boer se finansierders (banke, koöperasies, agri-besighede) benodig sekere inligting oor die boerdery. Die boer se insetverskaffers benodig weer ander inligting. Net so ook die persone of instansies aan wie hy sy produkte lewer. Selfs die Regering (SARS, WVF en Ongevallekommisaris) benodig inligting van die boer. Dit is die administratiewe area van bestuur se plig om hierdie inligting te kan voorsien. Op die einde kan die administratiewe area van bestuur as die hart van kommunikasie van die totale boerdery gesien word.
13 Julie 2007
